Chuyển văn phòng liên quan dữ liệu, thiết bị, hồ sơ và hoạt động của nhiều nhân sự. Một kế hoạch tốt phải xác định người phụ trách, thứ tự đóng gói và thời điểm hệ thống được hoạt động lại.
Lập kế hoạch trước khi chuyển
- Chốt ngày và thời gian được phép vận chuyển.
- Khảo sát hai địa điểm, thang máy và khu vực đỗ xe.
- Lập danh sách tài sản theo phòng ban.
- Phân loại đồ thanh lý, lưu kho và chuyển đi.
- Thiết kế sơ đồ chỗ ngồi tại văn phòng mới.
- Phân công đầu mối của doanh nghiệp và nhà cung cấp.
Thiết bị công nghệ
Sao lưu dữ liệu, dán nhãn máy theo người dùng và chụp kết nối trước tháo. Máy chủ, thiết bị mạng và dữ liệu nhạy cảm nên có kế hoạch riêng với người có trách nhiệm giám sát.
Hồ sơ và tài liệu
Thùng hồ sơ cần mã số, niêm phong và danh sách bàn giao. Không ghi nội dung nhạy cảm quá chi tiết bên ngoài. Tài liệu quan trọng nên do nhân sự được ủy quyền quản lý.
Chi phí phụ thuộc điều gì?
Khối lượng bàn ghế, số máy, tháo lắp vách, quãng đường, tầng, giờ thi công và yêu cầu kỹ thuật quyết định giá. Báo giá cần nêu vật tư, nhân công, xe, bảo hiểm hoặc bồi thường và các hạng mục ngoài phạm vi.
Ngày chuyển
Ưu tiên hạ tầng thiết yếu, phân luồng thang máy và kiểm đếm ở cả hai đầu. Mỗi khu vực mới cần biển tên để đội vận chuyển đặt đúng vị trí. Tránh để nhân viên tự di chuyển lẫn với đội thi công.
Nghiệm thu
- Đủ tài sản theo danh sách.
- Bàn ghế lắp đúng sơ đồ.
- Thiết bị không móp, vỡ và khởi động được.
- Không còn đồ tại địa điểm cũ.
- Rác đóng gói được thu gom.
- Các hư hỏng được lập biên bản ngay.